Hur påverkas vi av öppna kontor?

Idag är det många företag som väljer att bedriva sin verksamhet i öppna kontorslandskap. Konceptet med öppna kontor fungerar bra för vissa medarbetare, men långt ifrån för alla.

Vi människor har trots allt olika personligheter som avgör vilka miljöer och situationer som fungerar för oss – och vilka som inte gör det. Detta är något som många arbetsgivare missar när det handlar om planeringen av kontorslokaler. Att hamna i en miljö som inte främjar kreativiteten eller – ännu värre – där det inte går att fokusera på uppgiften, är förstås förödande. Minskad produktivitet innebär en ökad kostnad för verksamheten, samtidigt som den anställde själv vantrivs.

Tappat fokus tar tid att få tillbaka

Störande miljöer och dess påverkan på oss människor har uppmärksammats av beteendevetaren, författaren och föreläsaren Tomas Dalström som år 2017 kom ut med boken ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag”. Genom intervjuer med specialister och ett stort antal forskare beskriver han hur vår hjärna påverkas av multitasking och olika störningsmoment.

De flesta kan relatera till känslan av att plötsligt tappa koncentrationen på grund av något som stör i närheten. Det kan exempelvis handla om kollegor som har möte med varandra, ett högljutt telefonsamtal eller att många springer förbi din plats. Det öppna kontorslandskapet bidrar ofta till alltför stor stimulans när människor samsas om ytan. För många blir det svårt eller rentav omöjligt att stänga av det som händer runtomkring. Där vissa medarbetare inte alls störs av att sitta tillsammans, tappar andra ständigt kontrollen över sitt arbete på grund av brist på arbetsro. Trots allt dras uppmärksamheten per automatik till ljud och rörelse; det är en naturlig instinkt hos människan.

Kanske är det inte alltid helt uppenbart, men du påverkas mer än vad du tror av sådan stimulans. När du tappat ditt fokus kan det ta en lång stund innan du hittar tillbaka till ett fungerande flöde, exempelvis om du läser och försöker förstå en komplicerad text. Skriver du en egen text tar det ännu längre tid att ta upp den tappade tråden.

Kontorsplanering utifrån personalens behov

Problematiken med bristande arbetsro har blivit tydligare i samband med distansarbetet som blev utbrett under pandemin. Människor som jobbade hemifrån upptäckte plötsligt att de fick mycket mer gjort hemma jämfört med det arbete de utförde på arbetsplatsen. Detta om något belyser verkligen de utmaningar som finns idag. Många kontor byggs utan den mänskliga hjärnan i åtanke, det vill säga utan att ta hänsyn till olika medarbetares behov.

Eftersom en kreativ arbetsmiljö utan oönskade avbrott ligger i allas intresse, ställer det krav på verksamheterna att vara lyhörda och flexibla. Rätt förutsättningar för personalen blir därför oerhört viktigt för både trivseln och effektiviteten på arbetsplatsen.