Kontoret – en del av företagsprofilen

Välkomnande, inspirerande och med olika behov för olika arbetsuppgifter i åtanke. Skapa en arbetsmiljö som tilltalar både medarbetare och kunder!

Arbetsmiljöer där medarbetare trivs och mår bra är en faktor att räkna med när ett företag vill stärka sitt varumärke. En genomtänkt och inspirerande utformning av kontoret gör att de anställda vill vara på plats samtidigt som den sänder signaler om värderingar och kompetens till både kunder och potentiella nyanställda. Att skapa en genomtänkt kontorsmiljö är alltså värt att lägga lite extra krut på.

Främja delaktighet och engagemang

Under pandemin har många förståeligt nog tillfälligt ställt om till distansarbete. Men medan hemarbetet kan ha initiala fördelar, medför det på sikt utmaningar för såväl individen som företaget: effektivitet och kreativitet sjunker, ergonomin blir lidande och inte minst är den motiverande vi-känslan inom företaget svår att upprätthålla. Den dagliga interaktionen där man bygger välutvecklade relationer med sina kollegor och därmed fördjupar samarbetsmöjligheterna får helt enkelt inte samma utrymme digitalt. Det informella informationsutbytet och kontaktknytandet uteblir, liksom det innovativa nytänkande som oftast sker i avspända möten mellan människor.

Hallå, är du där?

I dessa tider när videomöten har blivit det ’nya vanliga’ har även nya, vanliga utmaningar introducerats – inte minst kring graden av engagemang och respons. Fysiska möten är fortfarande det mest effektiva sättet att fånga och behålla deltagarnas uppmärksamhet, få dem delaktiga i samtal och diskussioner samt skapa förutsättningar för givande samarbeten.

Även om distansarbete alltmer ingår som en del i hur arbetet bedrivs, visar studier och trendspaningar både i Sverige och internationellt att kontorsarbetsplatser kommer behövas även framöver. De nya omständigheterna har också visat hur viktig utformningen av kontorslokalerna är. I tillägg till de utmaningar med öppna landskap som redan varit kända – högre ohälsotal, sänkt produktivitet och minskad trivsel – har framför allt två faktorer blivit synliga det senaste året: kontor behöver byggas på ett sätt som gör det smittsäkert att vistas där och de behöver vara utformade så att de anställda trivs så bra att de väljer att vara där istället för att jobba på distans.

Faktorer att räkna med

Att infektioner lätt sprids i öppna kontorslandskap vet man sedan tidigare. Att dela upp de anställda i flera mindre rum och därmed minska antalet personer som sitter tillsammans är en del av lösningen som studier pekar ut.

Vad gäller trivseln och möjligheten att utföra sina arbetsuppgifter på ett sätt som främjar både produktivitet och välmående finns det många studier som visar att ostört arbete värderas högt, samtidigt som det sociala i att träffa kollegor i mötesrum och vid kaffemaskinen är ytterligare en trivsel- och kreativitetsfaktor.

Behovsanalys och personalomsorg

Nu är ett bra tillfälle att se över kontorsutformningen, skapa arbetsmiljöer som fyller sina funktioner och kommunicerar positiva värden – och samtidigt stärka företagsprofilen! Ett tips är att chefer och medarbetare, gärna med extern experthjälp, tillsammans analyserar vilka arbetsmiljöbehov som finns på företags- och individnivå för att ta reda på hur och var olika arbetsuppgifter utförs för bästa resultat och med avstamp i dagens kunskap tar sikte på morgondagens arbetsplats.

Källor:
https://www.forbes.com/sites/carolkinseygoman/2017/10/12/why-ibm-brought-remote-workers-back-to-the-office-and-why-your-company-might-be-next/?sh=6e6fe5bc16da
https://www.publikt.se/debatt/framtidens-kontor-maste-vara-en-halsosam-arbetsplats-23075
https://mau.se/nyheter/oppna-kontorslandskap-riskabelt–bade-for-smittspridning-och-arbetsmiljo/